Weiterbildung Office Manager:in

Arbeitswelt Büro (Vollzeit ca. 4 Tage/Teilzeit ca. 8 Tage)

Arbeitsplatzorganisation

Videokonferenzen

Vorbereiten von Präsentationen

Zeit- und Selbstmanagement

Prioritäten setzen

Postbearbeitung

Terminorganisation (Vollzeit ca. 3 Tage/Teilzeit ca. 6 Tage)

Planen von Terminen und Besprechungen mit MS-Outlook

Veranstaltungsplanung

Dienstreisen planen

Künstliche Intelligenz (KI) im Arbeitsprozess

Vorstellung von konkreten KI‐Technologien sowie Anwendungsmöglichkeiten im beruflichen Umfeld

Betriebswirtschaftliche Grundlagen für Büroberufe (Vollzeit ca. 5 Tage/Teilzeit ca. 10 Tage)

Grundlagen des Wirtschaftens

Unternehmensformen, Ziele, Führung

Aufbauorganisation in Unternehmen/Organigramme

Führungsstile und -techniken

Agenden/Protokolle

Grundlagen des Rechnungswesens

Angebots- und Auftragsmanagement

Projektarbeit (Vollzeit ca. 3 Tage/Teilzeit ca. 6 Tage)

Zur Vertiefung der gelernten Inhalte

Präsentation der Projektergebnisse

Digitales Büro (Vollzeit ca. 3,5 Tage/Teilzeit ca. 7 Tage)

Moderner Briefstil

Kaufmännischer Schriftverkehr

DIN 5008

Vorbereiten von Telefongesprächen

Vorlagengestaltung, Serienbriefe

Dokumentenmanagement – digital und analog

Datenschutz, Gesetze

Digitalisierung/Digitale Transformation und Arbeitswelt 4.0

Phishing-Mails und Spamfilter

E-Mail, Sprachnachrichten, Messengerdienste

Suchmaschinen nutzen und Filter anwenden

Online-Banking, Online-Bestellungen

File-Sharing – Dateien synchronisieren, freigeben und abrufen

Passwörter sicherheitsgerecht anlegen und ändern (Zwei-Faktor-Authentisierung)

Praxisbezogene Projektarbeit sowie Prüfung: Führerschein für digitale Kompetenz (Vollzeit ca. 1,5 Tage/Teilzeit ca. 3 Tage)

Grundlagen der Kommunikation (ca. 1,5 Tage)

Kommunikationsebenen

Kommunikationsmodelle

Bedeutung und Besonderheiten der Kommunikation

Customer Experience (CX)

Kanäle der Kundenkommunikation

Interaktivität und Partizipation

Always On

Datenintegration

Internationalisierung

Digitale Generation

Unternehmenskommunikation

Digitalisierung im Arbeitsalltag (ca. 1 Tag)

Gesellschaft und Politik

Industrie und Handel

New Work

Medienmanagement

Digitales Lernen inkl. Lernformen

Vernetzte Arbeitswelten/Kollaboratives Arbeiten

Medien- und Urheberrecht

Mensch-Technik-Interaktion

Was ist „Agilität”?

Digitale Technologien (ca. 1 Tag)

Big Data – Die „9V”, Ziele der Datensammlung

Verwendung von Big Data, Best Practices

Internet of Things (IoT), vernetzte Dinge

IoE, Big Data und Cloud Computing

Connectivity

Künstliche Intelligenz, Algorithmen

Nanobots – Anwendung in der Praxis

Customer Centricity – Kundennutzen im Fokus

Virtual Reality, Augmented Reality

Bitcoins, Blockchain

Digitale Vertriebskanäle (ca. 1 Tag)

Bedeutung und Struktur des E-Commerce

Verträge aus dem Online-Vertrieb abwickeln

Online-Vertriebskanal auswählen und einsetzen

Waren- oder Dienstleistungssortiment mitgestalten und online bewirtschaften

Datenschutz innerhalb digitaler Kommunikation (ca. 1 Tag)

Unterschiede Datenschutz und Datensicherheit

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Umgang mit personenbezogenen Daten

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Verschlüsselung von Daten

Künstliche Intelligenz (KI) im Arbeitsprozess

Vorstellung von konkreten KI‐Technologien sowie Anwendungsmöglichkeiten im beruflichen Umfeld

E-Mails im digitalen Zeitalter (ca. 2 Tage)

Mediumauswahl für den schriftlichen Kundenkontakt orientiert an den Kundenbedürfnissen

Geschäftsbriefe und E-Mails

Die kundenorientierte E-Mail

Formulierungen

Richtigen Schriftstil wählen

Schnellbausteine

Spam-Filter

Videokonferenzen (ca. 2 Tage)

Was ist digitale Rhetorik?

Vorbereitung auf Online-Meetings

Methoden und Tools für erfolgreiche

Online-Meetings

Der Schlüssel zum Erfolg für Ihre Online-Meetings

Vorgehensweisen und Stolperfallen im Online-Call

Technische Rahmenbedingungen

Videokonferenz-Softwareanbieter

Verhalten in Telefon- und Videokonferenzen  (ca. 1,5 Tage)

Eigenschaften der Kommunikation am Telefon

Die Bedeutung der Körpersprache, Einfluss der Stimme, Sprachwahl sowie Mimik und Gestik

Wahrnehmung der Atmung, Stimmlage, Artikulation und Körperhaltung sowie des persönlichen Empfindens

Aktives Zuhören

Souveränität und Kompetenz ausstrahlen

Serviceorientierte Begrüßung, erfolgreiche und aktive Gesprächsführung

Einladung, Vor- und Nachbereitung

Kundenorientierte Telefonate führen (ca. 1,5 Tage)

Aufbau und Struktur eines Telefonates

Definition und Umsetzung von Gesprächszielen

Die erfolgreiche und aktive Gesprächsführung

Lösungsorientierte Gesprächsführung

Verabschiedung am Ende des Gesprächs

Weiterleitung eines Gespräches

Vor- und Nachbereitung sowie Protokollierung eines Telefonates

Maßnahmen bei Drohungen/Angriffen

Konfliktmanagement (ca. 0,5 Tage)

Ursachen eines Konflikts

Konfliktmodelle

Kommunikationshindernisse

Stadien der Konfliktbearbeitung

Rollen innerhalb der Konfliktbearbeitung

Projektarbeit (ca. 2 Tage)

Zur Vertiefung der gelernten Inhalte

Präsentation der Projektergebnisse

Beschwerdemanagement

Einführung in das Beschwerdemanagement (ca. 1 Tag)

Beschwerden als Chancen für das Unternehmen

Ursachen und Arten von Beschwerden

Verstehen des Kundenverhaltens

Beschwerdemanagementsysteme

Psychologie der Beschwerde (ca. 1 Tag)

Eisbergtheorie

Beziehungsebenen

Bedürfnis-Pyramide nach Maslow

Reaktion auf Beschwerden (ca. 0,5 Tage)

Deuten von Beschwerden und Wünschen

Ton- und Stimmlage

Schlüsselfaktoren

Bearbeitung von Beschwerden (ca. 1 Tag)

Grundregeln von Reklamationen

Schriftliche Reklamationen bearbeiten

Ablauf eines Beschwerdegespräches

Deeskalationsstrategien (ca. 0,5 Tage)

Projektarbeit (ca. 1 Tag)

Zur Vertiefung der gelernten Inhalte

Präsentation der Projektergebnisse

Im Kurs Office Manager werden den Teilnehmern umfangreiche Kenntnisse und Fähigkeiten vermittelt, die für eine effiziente Büroorganisation und -verwaltung erforderlich sind. Zunächst wird die Büroorganisation behandelt, wobei Themen wie die Arbeitsplatzgestaltung, die Durchführung von Videokonferenzen, das Vorbereiten von Präsentationen sowie effektives Zeit- und Selbstmanagement im Vordergrund stehen. Die Teilnehmer lernen, Prioritäten richtig zu setzen und die Postbearbeitung effizient zu gestalten. Zudem werden Fähigkeiten in der Terminorganisation ausgebaut, indem das Planen von Terminen und Besprechungen mit MS Outlook sowie die Planung von Veranstaltungen und Dienstreisen behandelt werden. Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) im Arbeitsprozess, wobei konkrete Technologien und deren Anwendungsmöglichkeiten im beruflichen Umfeld vorgestellt werden.

Zusätzlich werden in der Ausbildung zum Büromanager betriebswirtschaftliche Grundlagen für Büroberufe vermittelt, dazu gehören das Verständnis von Unternehmensformen, Zielen und Führung sowie die Grundlagen des Rechnungswesens und Angebotsmanagements. Die Teilnehmer setzen sich mit der Aufbaustruktur von Unternehmen auseinander und lernen, wie man Agenden und Protokolle erstellt. In der Projektarbeit vertiefen die Teilnehmer die gelernten Inhalte und präsentieren ihre Ergebnisse.

Ein weiterer Schwerpunkt im Fernstudium Office Management liegt auf dem digitalen Büro, wobei moderne Kommunikationstechniken wie der Kaufmännische Schriftverkehr, die Anwendung von DIN 5008, und die Vorbereitung von Telefongesprächen behandelt werden. Der Umgang mit Datenschutz und Gesetzen sowie der Umgang mit digitalen Tools und Plattformen werden ebenfalls thematisiert. Die digitale Transformation und die damit verbundenen Veränderungen der Arbeitswelt werden anhand von Themen wie Digitalisierung, Online-Banking, E-Mail-Kommunikation und dem sicheren Umgang mit Passwörtern erläutert.

Der Kurs bereitet die Teilnehmer zudem auf digitale Kommunikation im Berufsalltag vor, indem die Grundlagen der Kommunikation und der Umgang mit verschiedenen Kommunikationskanälen wie Telefon und E-Mail geschult werden. Besondere Beachtung finden der Umgang mit Konflikten und Beschwerden sowie die Entwicklung von Deeskalationsstrategien. In praxisorientierten Projektarbeiten haben die Teilnehmer die Möglichkeit, ihre erlernten Kenntnisse anzuwenden und ihre Fähigkeiten weiter zu entwickeln.

Abgerundet wird die Büromanagement Weiterbildung durch die Vermittlung von Wirtschaftsenglisch, das speziell auf den beruflichen Kontext ausgerichtet ist. Hierbei werden die Grundlagen der englischen Sprache sowie die Kommunikation im internationalen Geschäftsumfeld, wie die Bearbeitung von Geschäfts-Emails, die Teilnahme an Meetings und das Verfassen von Geschäftsberichten, behandelt. Auch die Vorbereitung auf die Zertifizierungsprüfung TOEIC® wird im Rahmen einer intensiven Prüfungsvorbereitung durchgeführt.

Der Kurs ist für alle geeignet, die ihre Fähigkeiten in administrativen und organisatorischen Büroprozessen erweitern sowie ihre Englischkenntnisse gezielt verbessern wollen.

Als Office Manager bzw. Büromanager bist Du für die Organisation und Koordination des Büroalltags zuständig. Du kümmerst Dich um administrative Aufgaben wie die Planung und Organisation von Terminen, Meetings und Veranstaltungen. Zudem überwachst Du die Bürokommunikation, sowohl intern als auch extern, und sorgst dafür, dass alle Büroprozesse reibungslos ablaufen.

Deine Aufgaben beinhalten auch die Postbearbeitung, die Verwaltung von Dokumenten und die Vorbereitung von Präsentationen. Du unterstützt die Geschäftsführung und Kollegen bei verschiedenen administrativen und organisatorischen Aufgaben und hast ein Auge auf die Einhaltung von Terminen und Fristen.

Außerdem übernimmst Du das Zeit- und Selbstmanagement, kümmerst Dich um Reisekostenabrechnungen und Dienstreisen, und bist häufig auch der Ansprechpartner für Kunden, Partner und Lieferanten. Je nach Unternehmensgröße und -struktur kann Dein Aufgabenbereich auch das Führen von Teams oder das Management von Projekten beinhalten. Kurz gesagt: Du sorgst dafür, dass der Büroalltag effizient und gut organisiert läuft!

Ein Fernstudium zum Office Manager kann Dir viele Vorteile für Deine berufliche Zukunft bieten. Du erwirbst wertvolle Kenntnisse in der Büroorganisation, dem Zeit- und Selbstmanagement sowie der effizienten Kommunikation – Fähigkeiten, die in nahezu jedem Unternehmen gefragt sind. Durch den praxisorientierten Fokus des Studiums wirst Du auf die verschiedenen Herausforderungen des Büroalltags vorbereitet und kannst Deine organisatorischen und administrativen Fähigkeiten gezielt ausbauen.
So kannst Du Dein Wissen direkt in Deinem aktuellen Job anwenden und steigst mit zusätzlichen Qualifikationen auf. Mit dem Abschluss öffnest Du Dir Türen für Positionen im Büromanagement, der Verwaltung oder auch in Führungsrollen, da Du durch das Studium auch ein tieferes Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge und digitale Tools entwickelst.

Eine Weiterbildung im Büromanagement gibt Dir zudem die Chance, Deine Englischkenntnisse sowie Deine Kompetenzen im Umgang mit digitalen Technologien und Künstlicher Intelligenz zu erweitern – allesamt wichtige Faktoren, die Dich in der modernen Arbeitswelt wettbewerbsfähig machen. Insgesamt unterstützt Dich das Studium dabei, Deine Karriere voranzutreiben und Dich in einer zunehmend digitalisierten und globalisierten Arbeitswelt zu behaupten.

Das Gehalt als Büromanager kann je nach Erfahrung, Unternehmensgröße, Branche und Standort variieren. In Deutschland liegt das durchschnittliche Bruttogehalt für einen Büromanager zwischen 35.000 und 45.000 Euro jährlich. In großen Unternehmen oder in leitenden Positionen kann das Gehalt auch deutlich höher ausfallen, bis zu 55.000 Euro oder mehr, vor allem, wenn man langjährige Erfahrung und spezialisierte Fähigkeiten mitbringt.

Darüber hinaus spielt die Region eine Rolle: In Großstädten wie München, Frankfurt oder Hamburg sind die Gehälter tendenziell höher als in ländlicheren Gegenden. Auch zusätzliche Qualifikationen, wie ein Fernstudium zum Office Manager oder spezifische Weiterbildungen, können das Gehalt positiv beeinflussen.