Die Funktion des Projektmanagers bzw. der Projektmanagerin umfasst eine zentrale Rolle in der Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten. Die Verantwortung der Projektmanagerin bzw. des Projektmanagers besteht in der Sicherstellung der termingerechten, budgetkonformen und qualitätsorientierten Fertigstellung der Projekte. Im Folgenden werden einige der Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten aufgeführt, die von Projektmanagerinnen und Projektmanagern übernommen werden können.
1. Projektplanung und -initiierung
a) Projektziele definieren: Die Definition der Ziele und des Umfangs des Projekts stellt sicher, dass alle Beteiligten ein klares Verständnis der erwarteten Ergebnisse haben.
Im Rahmen der Projektplanung ist zunächst ein Projektstrukturplan zu erstellen. Die Erstellung eines detaillierten Plans, welcher die Aufgaben, Meilensteine und Zeitpläne des Projekts umfasst, obliegt der Projektplanung.
Die Planung der erforderlichen Ressourcen stellt eine weitere wesentliche Aufgabe des Projektmanagers dar. Dazu zählen neben dem Personal auch die benötigte Ausrüstung sowie die finanziellen Mittel. Der Projektmanager hat sicherzustellen, dass alle Ressourcen rechtzeitig zur Verfügung stehen.
2. Projektorganisation und -koordination
Die Zusammenstellung des Projektteams erfolgt durch den/die Projektmanager/in. Die Auswahl des Projektteams sowie die Sicherstellung der erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen der Teammitglieder stellen wesentliche Elemente der Projektorganisation dar.
Förderung der Kommunikation: Des Weiteren ist sicherzustellen, dass alle Teammitglieder sowie Stakeholder in regelmäßigen Abständen über den Fortschritt des Projekts in Kenntnis gesetzt werden. Zudem ist zu gewährleisten, dass die zur Verfügung stehenden Kommunikationskanäle effektiv genutzt werden.
Die Aufgaben werden an die jeweiligen Teammitglieder delegiert. Die Aufgaben sind entsprechend der Fähigkeiten und Verfügbarkeiten der Teammitglieder zuzuordnen, wobei sicherzustellen ist, dass klare Anweisungen und Ziele definiert werden.
3. Projektüberwachung und -kontrolle
Verfolgung des Fortschritts: Die Überwachung des Projektfortschritts erfolgt anhand des Zeitplans sowie der Meilensteine, wobei bei Bedarf entsprechende Anpassungen vorgenommen werden.
Lösungsstrategien für aufgetretene Probleme entwickeln: Des Weiteren werden etwaige Probleme, die während des Projekts auftreten, identifiziert und gelöst, um unerwünschte Verzögerungen und zusätzliche Kosten zu vermeiden.
Die Qualitätssicherung stellt sicher, dass die Projektergebnisse den festgelegten Qualitätsstandards entsprechen. Dies erfolgt durch regelmäßige Qualitätskontrollen.
4. Projektabschluss
Projektbewertung: Im Rahmen der Projektbewertung erfolgt eine Evaluierung des Projekterfolgs anhand der ursprünglichen Ziele und Kriterien. Auf Basis dieser Evaluierung werden Bereiche für Verbesserungen identifiziert.
Im Rahmen der Projektabschlussbewertung wird ein Abschlussbericht erstellt, welcher die Ergebnisse, Erfolge und Herausforderungen des Projekts dokumentiert.
Im Rahmen der Abschlussbewertung erfolgt eine Dokumentation der Erfahrungen, die im Verlauf des Projekts gesammelt wurden. Im Rahmen einer Nachbesprechung mit dem Team werden die gewonnenen Erkenntnisse diskutiert und daraus Maßnahmen für die Optimierung zukünftiger Projekte abgeleitet.
5. Stakeholder-Management
Erwartungsmanagement: Es obliegt dir, sicherzustellen, dass die Erwartungen der Stakeholder klar definiert und realistisch sind.
Beziehungen pflegen Es obliegt dir, stabile Beziehungen zu allen involvierten Parteien aufzubauen und zu pflegen, um eine effiziente und effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Es erfolgt eine Einholung von Feedback. Des Weiteren wird von Ihnen erwartet, dass Sie regelmäßig Feedback von den relevanten Stakeholdern einholen und dieses nutzen, um den Projektverlauf zu optimieren.
6. Risikomanagement
Risiken identifizieren: Potenzielle Risiken werden von Ihnen frühzeitig identifiziert und hinsichtlich ihrer möglichen Auswirkungen auf das Projekt bewertet.
Die Entwicklung von Risikostrategien stellt einen weiteren wichtigen Aspekt dar. Die Entwicklung von Plänen zur Minimierung bzw. Vermeidung von Risiken sowie die Implementierung dieser Strategien stellen weitere wesentliche Elemente des Risikomanagements dar.
Risikoüberwachung: Eine kontinuierliche Überwachung der identifizierten Risiken gewährleistet die Anpassung der Strategien bei Bedarf.
Die Tätigkeit des Projektmanagers bzw. der Projektmanagerin umfasst die Kombination organisatorischer Fähigkeiten, Kommunikationstalent und Problemlösungsfähigkeiten mit dem Ziel, Projekte erfolgreich abzuschließen. Dabei stellt der Projektmanager bzw. die Projektmanagerin das Bindeglied zwischen verschiedenen Teams und Stakeholdern dar und sorgt für die Kohärenz der Aktivitäten aller Beteiligten, um die Projektziele zu erreichen. In dieser Rolle trägt der Projektmanager bzw. die Projektmanagerin maßgeblich zum Erfolg und zur Effizienz des Unternehmens bei.